”Vi har nu all information vi behöver om hur de medel som anslagits till konst- och kulturprojekt har använts. Det är uppmuntrande att det inte har förekommit några ytterligare större oegentligheter av det slag som skulle kunna leda till en anmälan till rättsvårdande myndigheter, men det finns brister.
Baserat på revisionens resultat och rekommendationer kommer vi att förbättra processen för att göra regelverket så tydligt som möjligt och för att säkerställa en korrekt kontroll av hur medlen används”, säger Klaipėdas borgmästare Arvydas Vaitkus.
Som tidigare rapporterats har revisionen lett till ett hänskjutande till rättsvårdande myndigheter i händelse av missbruk av medel.
Två föreningar, som leds av samma person, har skickat samma fakturor och andra verifikationer till flera olika organ för betalning av utgifter.
Detta innebär att de fick finansiering från flera källor för samma utgifter. Revisorerna fann att den totala skadan som kommunen lidit uppgick till 26,6 tusen euro.
”Efter att ha kontaktat rättsväsendet fick vi en begäran om att revidera rapporten och ett förslag om att återbetala en del av medlen, men nu när informationen har vidarebefordrats till rättsväsendet kan inga ytterligare revideringar göras, eftersom resultatet av processen kommer att avgöras efter rättsväsendets bedömning”, säger borgmästaren.
Totalt finansierades 87 projekt (55 projektansvariga) av Klaipėda kommuns budget under 2023. Revisionen granskade räkenskaperna för alla projekt.
Utöver de fall som hänvisades till rättsvårdande myndigheter upptäcktes fler oegentligheter, men i alla andra fall korrigerades dokumenten i tid och bristerna rättades till utan att kommunen led skada.
Revisionskontoret konstaterade att det i flera fall hade bokförts utgifter som inte hade med projektets genomförande att göra, bokförts utgifter som uppkommit före projektets start, använts medel i strid med förbudet mot inköp av anläggningstillgångar och reparationsvaror samt betalats ränta.
Revisorerna påpekade också att det i vissa fall förekommer transaktioner med närstående, t.ex. släktingar, institutioner eller föreningar där de är anställda eller styrelseledamöter.
Även om det inte finns något förbud mot att köpa tjänster från närstående parter ger sådana transaktioner upphov till farhågor när det gäller att säkerställa konkurrens och en rationell användning av medel. Det noterades också att 64 % av projekten inte uppfyllde kravet på att hålla medel på ett separat konto. Detta komplicerar kontrollprocessen.
Kontroll- och revisionskontoret påpekade också bristen på kontroll över medelsanvändningen. Rekommendationer gavs om att revidera beskrivningen av kontrollprocessen och att skriftligen utse de personer som ansvarar för kontrollen.
Det rekommenderades också att uppdatera beskrivningen av förfarandet för finansiering av kulturella och konstnärliga projekt.
I år kommer även kulturella och konstnärliga projekt att finansieras via budgeten. Processen för utvärdering av ansökningarna håller för närvarande på att slutföras. Årets ansökningar var mycket aktiva, med 148 ansökningar, 30 fler än förra året.
Utvärderingen av ansökningarna har fortsatt att ske i tre steg. Den administrativa bedömningen utfördes av specialister från kulturavdelningen, medan innehållet i ansökningarna bedömdes ytterligare av en kommitté som inte bara bestod av kommunal personal, utan också av representanter för stadens kulturinstitutioner och specialister på icke-formell utbildning.
Utvärderingarna av ansökningarna och de föreslagna finansieringsnivåerna presenterades för Working Group on Culture and Arts Policy Making, som kommer att lämna rekommendationer till borgmästaren.
