”Microsoft 365 Copilot: den inledande fascinationen för IoT Assistant har ersatts av praktiska slutsatser

Företaget var ett av de första på marknaden som fick tillgång till Copilot, ett tillägg till kontorspaketet Microsoft 365 (M365), och hade därför möjlighet att tidigt uppleva de olika utmaningarna med denna innovation och bidra till att förbättra tjänsten med hjälp av sina medarbetares insikter.

Copilot, som lanserades förra året, körs på M365-kontorsapplikationer som används i stor utsträckning över hela världen, t.ex. Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Teams och Outlook.

Genom att utnyttja kraften i generativ IoT hjälper assistenten till att förbereda dokument, skapa mötesreferat och automatisera många andra rutinmässiga affärsprocesser, vilket sparar tid för medarbetarna och ökar deras produktivitet.

”De tidiga testerna som Microsoft erbjöd fick oss att bli en av de första att utveckla ett Copilot-utbildningsprogram för medarbetarna, med målet att få en sömlös implementering och ett snabbt införande av Copilot.

För många av dem har IoT-assistenten verkligen hjälpt dem att bli mer produktiva och har till och med blivit en daglig följeslagare. Men möjligheten att prova en revolutionerande innovation var inte utan problem med datasäkerhet och vardagliga slutsatser – Copilot är långt ifrån att ersätta en människa och det finns ännu inget objektivt sätt att mäta dess verkliga effektivitet”, säger Kęstutis Černiauskas, som ledde projektet M365 Copilot Early Access på Telia Company Group-wide.

Möjlighet att sammanfatta Teams-möten

M365 Copilot Early Access kan användas på en mängd olika sätt i den dagliga driften av ett företag. Ett av dessa är automatiskt genererade sammanfattningar av Teams-möten, som hjälper dem som ansluter till konferensen senare att snabbt gå igenom vad som har diskuterats och, när samtalet är över, att ha en lista över vad som har beslutats och de uppgifter som har tilldelats de olika teammedlemmarna.

En annan praktisk förenkling av det dagliga arbetet är Copilots möjlighet att skapa texter i Word-dokument och att svara på kollegors meddelanden i Outlook.

I det senare fallet kan den nya DI-assistenten förbereda en brevmall eller till och med ett komplett svar som kan skickas med minimala korrigeringar.

Ett annat ofta använt applikationsscenario för M365 Copilot är konvertering av en textfil till en PowerPoint-presentation.

Det automatiska valet av design, illustrationer och strukturen på själva bilderna gör att mer tid kan ägnas åt kvaliteten på innehållet.

En av de mest framgångsrika unika funktionerna hos M365 Copilot är användningen av IoT i marknadsföringen, genom att träna den med företagsinformation.

Det hjälper företag att generera oväntade idéer för produktreklam och att snabbare förbereda kampanjmaterial och anpassa dem till konsumenternas intresse.

Genom att använda Copilot internt minskar dessutom frestelsen för de anställda att använda IoT-verktyg från tredje part i sitt arbete.

De personliga versionerna av ChatGPT och Google Gemini kan använda den information som tillhandahålls för att slutföra uppgifter för att träna IoT-modeller och därmed avslöja känsliga företagshemligheter för andra användare.

Den säkrare, affärsinriktade Copilot skyddar dataintegriteten mycket bättre och minskar avsevärt riskerna för informationsläckage, även om den inte eliminerar dem helt och hållet.

Testning har också avslöjat sårbarheter

En intern analys visade att 78% av de Telia Company-anställda som testade M365 Copilot uppgav att de var mer produktiva, 40% var snabbare på olika uppgifter och 83% av alla som testade Copilot uppgav att de skulle vilja använda det varje dag. Men det väl mottagna projektet har också bidragit till att lyfta fram några av Copilots brister.

”Många av de teammedlemmar som ivrigt väntade på Copilot-testet förväntade sig förmodligen att kunna luta sig tillbaka i stolen och vänta på att IoT skulle göra sitt jobb med en knapptryckning.

Denna förväntan ersattes dock snabbt av insikten om att assistenten behöver mycket arbete för att ge ett bra resultat. ”Copilot, liksom de flesta andra IoT-verktyg, kan fortfarande inte undvika så kallade hallucinationer – när tio användare ställer samma fråga kan en eller till och med ett par av dem få fel svar från assistenten, så allt arbete de gör måste kontrolleras noggrant”, avslutar han.

Dessutom bekräftade testerna i stort sett Microsofts förutsägelser om att den tid som sparas in med Copilot kanske inte motsvarar 100 % av den tid som medarbetarna lägger på andra uppgifter – de verkliga produktivitetsvinsterna kan ligga på omkring 25 %.

Med andra ord gör det nya IoT-verktyget inte anspråk på att ersätta människor på arbetsplatsen ännu, utan är snarare ett verktyg för att öka arbetstillfredsställelsen och befria människor från monotona arbetsuppgifter.

”K. Černiauskas, som organiserade M365 Copilot-testerna inom Telia-koncernen, säger att fördelarna med denna IoT-assistent endast kan utvärderas genom företagets personliga erfarenhet, så han skulle vara benägen att rekommendera pilotprogrammen för andra organisationer innan de beslutar sig för att implementera Copilot på sin arbetsplats.

Han råder företag som överväger att införa Copilot att fokusera på omfattande utbildning av de anställda, att sätta upp egna indikatorer för att mäta IoT-assistentens effektivitet och att ta ansvar för datasäkerheten, som är en av de viktigaste frågorna som inte får förbises i samband med någon IoT-lösning idag.